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2020.04.21

【広報ブログ第127弾】コロナウイルス対策のご紹介④~サイボウズ社員共有システムについて~

 

こんにちは!

丸眞株式会社 広報課です(^^)/

 

今回のブログではコロナウイルス対策のご紹介シリーズ④として、弊社が使用している「サイボウズ」のご紹介をします!

丸眞ではサイボウズ株式会社様の「サイボウズOffice」というシステムを使用しています。

 

サイボウズにはメッセージ・メール・スケジュール・施設予約・電話メモ・共有アドレス・ワークフロー・社内書類共有システム・カスタムアプリ・販売資料・在庫確認・日報等多くの機能が搭載されています。

パソコンやipad、iphoneなど様々なデバイスに対応しているため、テレワーク中でも簡単にアクセスでき、業務が効率的に進みます。

 

サイボウズは会社によって、使用する項目をカスタマイズできるのですが今回は丸眞のカスタマイズした項目を5つご紹介します!

 

1つ目は「営業日報」についてです。

こちらは営業部が毎日提出している、従来ではExcelで作成していた日次報告書をサイボウズのカスタムアプリという項目の中に落とし込むことによって、テレワーク中やExcelが使用できない時でも日次報告書を提出できる仕組みです!

 

2つ目は「商品在庫」についてです。

こちらも今までは社内のシステムでしか見ることができなかった、商品の在庫をサイボウズのカスタムアプリの中に落とし込むことによって、テレワーク時や外出中などの社外にいる際でも閲覧ができています!

 

3つ目は「販売資料」についてです。

こちらはミーティング等で使用する商品に関する資料をサイボウズに乗せることで、URLから簡単に資料を閲覧することができる仕組みです!

従来は資料を全て紙媒体で用意していたのですが、サイボウズで閲覧できるようになったことでデータですべて完結するようになりペーパーレス化に繋がりました。

 

4つ目は「ZOOMの施設予約」です。

こちらはサイボウズにデフォルトで入っている「施設予約」をカスタマイズしました。

弊社で使用している「ZOOM」というWEBミーティングアプリを使用したい際に、ZOOMアカウントの予約をすることができる仕組みです。

このようにZOOMのどのアカウントを誰が・どんな内容で・いつ使用するのかという予約が一括で見える化できるようになり、スムーズにZOOMを使用できるようになりました!

 

 

5つ目は「X-Point」です。

こちらはサイボウズとは別のシステムですが、サイボウズに取り込み連携することが可能です。

サイボウズに取り込むことで、いつでもサイボウズからX-pointを使用することが出来ます!

様々な申請書類をデータ上で完結することができるため、テレワーク中でも紙媒体ではなく、サイボウズにて決裁をもらうことが可能になりました。

 

 

サイボウズにはこの他にも様々な便利な機能が搭載されています。

テレワーク中ですが、これらのシステムを活用し業務を円滑に進めていきましょう!